ホームページやSNSを更新する際、複数の担当者がいると統一感のない感じになってしまう、運用にあたって困っていることもあるのではないでしょうか。
今回はSNSやホームページを運用していく際に注意しておくべき点について解説します。 その前に運用ってどうすればいいの？という方はまず「ホームページ運用について」をお読みいただければと思います！
目次
運用の際に想定される問題ベスト3
プライベートアカウントと間違えて投稿
SNSを更新する際、担当者が自身のアカウントと間違えてプライベートなことを投稿してしまうと最悪の場合、イメージダウンや炎上などに繋がる可能性もあります。
情報漏洩の可能性
更新担当者が不用意な投稿をすることによって、会社の機密情報漏洩に繋がる可能性もあります。例えば、まだ表に公表していない新商品の情報や顧客情報を誤って投稿するなどです。
不適切な投稿による信頼性の失墜
担当者の何気ない投稿が炎上に繋がる可能性もあります。一度炎上すると会社のイメージに大きなダメージを受け、信頼性の失墜に繋がります。
対策について
社内で情報共有を図り、ルールを定める
ホームページをうまく運用させるためには、会社全体での協力が必要不可欠です。会社全体の協力を得るためには、まず全社で情報を共有することです。そうすることで、新商品・新サービスやイベント情報など、SNSを活用できる最新のネタを得ることが可能になります。
「この情報はホームページやSNSにUPしておきたい！」と各部署や担当者以外から情報が集まる体制ができると、運用するのも楽しくなり、スムーズに動き出すはずです。
さらにトラブルを避けるためにも社内ルールを定めておくことが必要です。 情報の共有とルール化の項目例としては下記を参考にしてください。
＜情報共有チェック項目＞
□個人情報やプライベートな情報の取り扱い範囲はどこまでOKか
□ ID・パスワードの管理について
□ トラブル発生時の対処方法
参考までに…。
ケイデザインのホームページ【ケイデザインのお役立ちコラム】では、表示させる画像に統一感を持たせるように工夫しています。これはスタッフ全員が意識していることです。
確認体制を整える
情報を発信、更新する際には内容をチェックする部門を設けることが必要です。
情報の正確性や不適切な内容がないかなど、ダブルチェックを行いましょう。 チェック項目については下記を参考にしてください。
＜社内で確認・チェック項目＞
□ 表現は適切か
□ 誤字脱字はないか
□ 著作権・肖像権に配慮できているか
□ 秘密は厳守できているか（社外秘・お客様㊙情報などの取り扱いは要注意）
□ 嘘や不確かな情報ではないか
□ 誹謗中傷やわいせつな情報ではないか
文章中で特に気を付けておきたいのは、数字にまつわる個所です。日付や価格、電話番号の誤りは、致命的なミスとなってしまいます。また、使用する写真やイラストに間違いや不備がないかも合わせて確認しましょう！
また、文章のチェック方法については、別ブログにてご紹介します。
運用代行の会社に依頼することも検討する
ホームページの更新には、専門的な知識が必要になる場合があります。 適当な対応でトラブルにならないためにも、自社での対応が難しい場合は運用代行の会社に依頼することも検討するといいでしょう
さいごに
ホームページの運用は、ただ更新するだけでなくユーザーにとって有益となる情報かどうかを考慮する必要がありますが、会社全体で「どんな情報を、どんな風に、どんなターゲットに向けて紹介していくのか」を前もっては把握しておくと、何が有益な情報となるのかの判断もしやすくなると思います。
また、ホームページを運用していく中で、想定外のトラブルが起こる可能性はゼロではありません。トラブルへの対応策を決めておくことは大切です。
今回はホームページ・SNSの運用にあたって、特に新しい情報を投稿する際などに想定される問題と対策について簡単に解説しました。 運用にあたってお困りのことがあればぜひケイデザインにご相談ください。
