AIツールの活用は「便利そう」「未来的」といったイメージだけでなく、すでに実務の現場で効果を上げている取り組みへと進化しています。
今回は、ChatGPTなどのAIを活用して業務改善を実現した中小企業の具体的なケースをご紹介します。
目次
事例①：メール・提案書作成の効率化（サービス業）
【問題点】
お客様への見積送付や提案メールを毎回一から作成していたため、1通あたり15〜20分かかっていました。
【AI活用事例】
AIを使い、入力フォームに「お客様名」「目的」「提案内容」を入力すると、自動で文案を生成できます。担当者は内容をチェック・修正するだけで済むようになり、作業時間を約70％削減することが可能となります。そして、空いた時間を新規提案などの準備に回すことができます。
[活用のポイント]
- 定型文やよく使う表現をテンプレート化してAIに覚えさせる
- 最終確認は必ず人間が行う（誤字やニュアンスの違いに注意）
事例②：SNS投稿の企画支援（飲食業）
【問題点】
InstagramやFacebookなどのSNS投稿文を毎回スタッフが考えており、アイデア出しに時間がかかっていた。
【AI活用事例】
AIに「○月の季節メニュー」「週末イベント」「キャンペーン告知」をテーマとして入力することで、AIが複数の投稿案を提案してくれることで、SNS担当者が迷わずに選定・投稿できるようになります。さらに、AIに「＃（ハッシュタグ）」を提案させることで、投稿のリーチも向上させることが可能となります。
[活用のポイント]
- トーン（親しみやすく、丁寧に、元気よくなど）を指定して出力させる
- 画像生成AIと組み合わせて、投稿素材を自動生成するのも有効
事例③：採用活動の効率化（建設業）
【問題点】
求人原稿や面接質問を毎回考えて作成していた。文章表現が難しく、応募者への訴求が弱い点が課題。
【AI活用事例】
AIに「建設業の採用で若手を惹きつける求人文を作成」と依頼すると、キャッチコピーや仕事内容の紹介、求める人物像までを提案・作成してもらいました。提案してもらった内容を採用ページの文章として採用することで、応募数が前年度比1.5倍に増加につながりました。
[活用のポイント]
- 求職者のペルソナ（年齢・関心・希望条件）を具体的に設定して依頼
- 実際の待遇や勤務条件は人の目で最終調整
事例④：顧客対応・FAQ自動化（ITサービス業）
【問題点】
メールやチャットでの問い合わせ対応が多く、担当者の負担が大きかった。
【AI活用事例】
よくある質問をAIチャットボットに登録し、回答を自動化することで、営業時間外でもお客様対応が可能となり、応答スピードが平均40％向上となりました。
[活用のポイント]
- 回答テンプレートは最初に人が監修する
- 新しい質問が出たらAIデータベースに追加して精度を高める
事例⑤：経営資料・会議議事録の要約（製造業）
【問題点】
定例会議の議事録作成に毎回1〜2時間かかっていた。
【AI活用事例】
録音データをAI文字起こしツールにかけ、ChatGPTで要約することで、主要な議題と決定事項を自動抽出できるようになり、議事録作成の手間を80％削減することができました。
[活用のポイント]
- 会議ごとにテンプレートを統一するとAIの精度が上がる
- 社内共有前に、重要部分の抜け漏れを確認
導入企業が感じた共通点
各社の事例に共通しているのは、「小さな導入から始めた」ことです。
いきなり全社導入ではなく、「1つの部署」「1つの業務」でAIを試す！という姿勢が成功のカギとなっています。
まとめ
成功のポイントは“段階的な活用”
AIツールは導入すればすぐ結果が出るわけではなく、試行→検証→改善のサイクルが必要です。
しかし、今回のように実務の一部から取り入れるだけでも、下記のような効果がすぐに現れますので、まずは導入してみるのはいかがでしょうか？
- 時間の節約
- 人材不足の補完
- クリエイティブな発想の促進
次回（第4回）は、「AIを活かしたマーケティング・WEB制作への応用」をテーマに、より発展的な活用例をご紹介します。
（ビジネス活用シリーズ第3回）
